Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolakiin (10 § ja 24 §) ja EU: tietosuoja-asetukseen (GDPR) perustuva rekisteriseloste. Päivitetty 23.2.2021 ja astuu voimaan 25.5.2018
1. Rekisterin ylläpitäjä
Tmi K.O.E Hyvinvointi Ukonvaaja 6 c
02130 Espoo (myöhemmin ”yritys”)
2. Rekisteriasioissa yhteyshenkilö
Maria Merra
info@koehyvinvointi.fi
+358456080470
3. Rekisterin nimi
Asiakas- ja potilasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeus ja tarkoitus
Sosiaali- ja terveysalalla on yrityksellä oikeus kerätä asiakkaista henkilö- ja yhteystietoja asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi.
Yhteystietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palvelun laadun takaaminen ja kehittäminen
- asiakassuhteen hoitaminen, kuten yhteydenpito tarvittaessa - markkinointi oman yrityksen palveluihin
Henkilötietojen kerääminen:
- mahdollistaa yksilöllisen hoitohistorian
Yrityksellä on käytössä AJAS –asiakashallintaohjelma, jonne kerätään asiakkaan antamat yhteystiedot sekä kirjoitetaan potilashistoria hoitokäynneistä.
5. Mitä tietoja käsittelemme?
Esitietokaavakkeemme sisältää seuraavat henkilötietokysymykset:
-perustiedot kuten nimi*, osoitetiedot, puhelinnumero*, sähköpostiosoite, henkilötunnus -harrastukset(*)
-perussairaudet(*)
-pieni sairaus- ja kipuhistoria/nykytilanne(*)
Tähdellä * merkityt kohdat ovat edellytys palveluillemme. Ilman puhelinnumeroa emme ota varauksia netissä vastaan peruutustilanteiden varalta. Tähti suluissa (*) tiedot ovat vapaaehtoisia, mutta suositeltavia. Ne edesauttavat parempaan palveluun ja hoitokokemukseen sekä vähentävät väärinhoitamisen riskiä kun hoitajina voimme ottaa perustiedot huomioon.
Henkilötunnuksen kysyminen perustuu sosiaali- ja terveyshuoltolakiin. Lisää laista löydät täältä: http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2009/20090298#P8
6. Mistä saamme tietoja?
Asiakkailta itseltään.
7. Kenelle luovutamme tietoja? Luovutammeko tietoja kolmansille osapuolille?
Yritys ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja muille kuin asiakkaalle itselleen.
Kolmansille osapuolille luovutetaan tietoja vain, jos se painavasta tai lakisääteisestä syystä on edellytys. Tällainen tilanne voi olla mm. viranomaispäätöksellä syntynyt tilanne.
8. Miten suojaamme tiedot ja kuinka kauan niitä säilytämme?
Yritys käyttää asiakasrekisterinä AJAS –palvelua. AJAS –palvelun oman tietosuojaselosteen löydät täältä: https://www.ajas.fi/ajas-ja-gdpr/
Säilytämme asiakkaan tietoja palvelussa sosiaali- ja terveysalan lakiin perustuvan asetuksen mukaisesti. Tällöin meidän tulee kirjata hoitotapahtumat viivytyksettä, viimeistään 5vrk kuluessa potilaan poistuttua vastaanotolta.
Sähköisiä potilastietoja tulee säilyttää vähintään 12 vuotta.
9. Mitä on sinun oikeutesi asiakkaana?
Sinulla on oikeus tarkistaa tiedot, jotka sinusta on rekisteriin tallennettu. Sinulla on oikeus myös peruttaa tai muuttaa antamiasi tietojasi. Sinulla on myös täysi oikeus pyytää sinusta kirjoitettu hoitohistoria.
10. Kehen voit olla yhteydessä?
Selostetta koskevissa asioissa voit olla yhteydessä kohdassa kaksi (2) annettuihin yhteystietoihin.
11. Rekisteriselostetta koskevat muutokset.
Yritys pidättää oikeuden muuttaa selosteen sisältöä ilmoittamatta erikseen asiakkaille. Asiakkaan vastuulla on sisällön tarkastaminen säännöllisesti.